Brevi cenni sul concetto di conservazione digitale in ambito pubblico

Posted onAuthorNicola Nappi

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In un precedente contributo (premere qui per leggerlo) avevamo affrontato il tema della conservazione digitale in ambito essenzialmente privato, sebbene il mondo degli archivi digitali rappresenta un’opportunità ancora poco esplorata dal settore privato. Viceversa, per il settore pubblico, la conservazione digitale è un vero e proprio obbligo, previsto dalla normativa vigente, che impone alla P.A. di conservare i propri documenti digitali secondo criteri di qualità, sicurezza e interoperabilità.

La conservazione digitale in ambito pubblico si può dunque definire come l’insieme delle attività volte a garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità, l’affidabilità e la leggibilità dei documenti e dei dati digitali prodotti o ricevuti dalla Pubblica Amministrazione nell’esercizio delle proprie funzioni.

Le Pubbliche Amministrazioni possono procedere alla  conservazione dei documenti informatici:

  1. all’interno della propria struttura organizzativa (c.d. in house);
  2. affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità, di sicurezza ed organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, delle Linee guida di cui all’art. 71 relative alla formazione, gestione e  conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanati entrambi da AgID, avuto riguardo all’esigenza di assicurare  la conformità dei documenti conservati agli originali nonché’ la qualità  e la sicurezza del sistema di conservazione (c.f.r. art. 34).

Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:

  • i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati
  • le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie) con i metadati ad essi associati contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che costituiscono le aggregazioni medesime, nel rispetto di quanto indicato per le Pubbliche Amministrazioni nell’articolo 67, Co. 2, D.P.R. 445/2000 e art. 44, Co. 1-bis, CAD;
  • gli archivi informatici con i metadati associati (eliminata nella versione aggiornata delle Linee Guida di maggio 2021).

La conservazione digitale rappresenta dunque un processo fondamentale per garantire la sicurezza, l’accessibilità e la fruibilità dei documenti e dei dati prodotti dalla Pubblica Amministrazione che si fonda su 5 principi, e 3 scopi principali:

  1. l’identificazione dei documenti e dei dati digitali da conservare, in base alla loro rilevanza giuridica, amministrativa e informativa;
  2. la definizione delle responsabilità e delle competenze dei soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale, quali il produttore, il conservatore e il destinatario dei documenti e dei dati digitali;
  3. l’applicazione di standard tecnici e metodologici per garantire la qualità, la sicurezza e l’interoperabilità dei documenti e dei dati digitali conservati;
  4. l’utilizzo di sistemi informativi dedicati alla conservazione digitale, che siano in grado di gestire il ciclo di vita dei documenti e dei dati digitali, dal loro ingresso fino alla loro consultazione o eliminazione;
  5. il controllo periodico dell’efficacia e dell’efficienza del processo di conservazione digitale, attraverso verifiche, audit e monitoraggi.

Per quanto riguarda gli scopi invece, essi sono quelli di:

  • preservare il valore storico, culturale e informativo del patrimonio digitale della P.A., che costituisce una fonte essenziale per la conoscenza e la memoria collettiva;
  • garantire il rispetto dei diritti e dei doveri dei cittadini e della P.A., facilitando l’accesso ai documenti e ai dati digitali, nel rispetto della privacy e della trasparenza;
  • migliorare l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa, riducendo i costi, gli spazi e i tempi di gestione dei documenti e dei dati digitali, e favorendo la loro condivisione e riutilizzo.

Quella della conservazione digitale nella Pubblica Amministrazione è dunque una sfida alquanto complessa, che richiede competenze, strumenti e normative adeguate che può comportare numerosi benefici per i cittadini e per le istituzioni.

Per i cittadini, la conservazione digitale facilita l’esercizio dei propri diritti di accesso ai documenti e ai dati digitali della P.A., garantendo la loro disponibilità, integrità e autenticità nel tempo. Inoltre, la conservazione digitale favorisce la partecipazione civica e la diffusione della cultura digitale, stimolando il riutilizzo dei documenti e dei dati digitali della P.A. per scopi sociali, culturali ed economici.

Per le istituzioni, la conservazione digitale contribuisce a migliorare la qualità dell’azione amministrativa, rendendo più facile il recupero, la gestione e la condivisione dei documenti e dei dati digitali. Inoltre, la conservazione digitale consente di ridurre i costi, gli spazi e i tempi di archiviazione dei documenti e dei dati digitali, e di aumentare la loro sicurezza e protezione da eventuali rischi o perdite.

La funzione di conservazione non è dunque solo quella di mantenere inalterate nel tempo le sequenze binarie degli oggetti trattati, ma soprattutto quella di assicurare nel tempo la possibilità di accesso e fruizione. In prospettiva dunque il sistema di conservazione dovrà sempre più offrire idonee funzionalità per soddisfare le richieste di consultazione e di esibizione in primo luogo dei produttori e sempre più in futuro dei cittadini, studiosi e altri portatori d’interesse.

La conservazione digitale nella P.A. è quindi un processo strategico per la modernizzazione e l’innovazione della P.A. stessa, e dell’intero Paese, e richiede un impegno costante e condiviso da parte di tutti gli attori coinvolti. Solo così si potrà garantire la salvaguardia del patrimonio digitale della P.A., a beneficio delle generazioni presenti e future.

Per la memoria digitale pubblica dovrà essere garantito in futuro il massimo livello di consultabilità nel rispetto delle norme sulla tutela dei dati personali e della riservatezza. In particolare dovrà essere garantita la consultabilità dei documenti e degli archivi secondo le norme del Titolo II, Capo III del Codice dei Beni Culturali. La conservazione dovrà infatti giungere a costituire per le pubbliche amministrazioni gli archivi storici del futuro e dovrà garantire la piena fruizione e valorizzazione del patrimonio documentale conservato.

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Nicola Nappi

⚖️ Diritto commerciale, assicurativo, bancario, delle esecuzioni, di famiglia. Diritti reali, di proprietà, delle locazioni e del condominio. IT Law. a Studio Legale Nappi
*Giurista, Master Universitario di II° livello in Informatica Giuridica, nuove tecnologie e diritto dell'informatica, Master Universitario di I° livello in Diritto delle Nuove Tecnologie ed Informatica Giuridica, Corso di Specializzazione Universitario in Regulatory Compliance, Corso di Specializzazione Universitario in European Business Law, Corso di Perfezionamento Universitario in Criminalità Informatica e Investigazioni digitali - Le procedure di investigazione e di rimozione dei contenuti digitali, Corso di Perfezionamento Universitario in Criminalità Informatica e Investigazioni digitali - Intelligenza Artificiale, attacchi, crimini informatici, investigazioni e aspetti etico-sociali, Master Data Protection Officer, Consulente esperto qualificato nell’ambito del trattamento dei dati.