Il considerando 97 del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati (GDPR) prescrive che il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento siano assistiti nel controllo del rispetto a livello interno del Regolamento da una figura che abbia una conoscenza specialistica della normativa e delle pratiche in materia di protezione dei dati: il D.P.O. (Data Protection Officier / Responsabile della Protezione dei Dati). L’art. 37 dello stesso Regolamento delinea poi i casi di obbligatorietà della nomina.
La nomina del D.P.O. è in particolare obbligatoria quando i trattamenti sono effettuati da un’autorità pubblica (ad esclusione delle autorità giurisdizionali o delle autorità giudiziarie indipendenti).
Per individuare tali organismi è utile ricorrere alla definizione di ente pubblico rinvenibile nel D.Lgs. 36/2023 (Codice dei Contratti Pubblici): trattasi di tutti quegli organismi che, ancorché istituiti in forma di società di diritto privato, perseguono finalità pubblicistiche ovvero, sono assoggettati ad un’influenza pubblica, in termini di partecipazione al capitale o in termini di controllo da parte dell’autorità pubblica ovvero, ancora, i cui organi di amministrazione, direzione o vigilanza sono costituiti per la maggioranza da membri designati dalla pubblica amministrazione.
La nomina del D.P.O. è altresì obbligatoria anche per i trattamenti effettuati nel settore privato da un titolare del trattamento le cui attività principali consistono in trattamenti che richiedono un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, o ove le attività principali del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento consistano nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali e di dati relativi alle condanne penali e ai reati.
Giova precisare che il trattamento dei dati su larga scala si riferisce alla gestione di grandi quantità di dati personali che possono avere un impatto significativo su un ampio numero di individui e che potenzialmente presentano un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. In generale, il trattamento su larga scala può includere attività come la raccolta, l’archiviazione, l’elaborazione o l’analisi di dati personali su una base che supera il contesto locale o individuale, estendendosi a livelli regionali, nazionali o sovranazionali. Questo tipo di trattamento è spesso associato a grandi organizzazioni, come le multinazionali, le istituzioni finanziarie o le autorità pubbliche, che gestiscono dati di migliaia o milioni di individui.
Per le organizzazioni che non rientrano nei casi sopra citati, la nomina di un D.P.O. non è obbligatoria, ma è comunque caldamente consigliata come buona pratica per garantire la conformità alle norme sulla protezione dei dati personali. Assicurarsi di avere un D.P.O. competente e indipendente aiuta non solo a rispettare la legge, ma anche a costruire un rapporto di fiducia con clienti e utenti, dimostrando l’impegno concreto dell’organizzazione nella protezione dei dati personali.
La figura del DPO può essere sia un dipendente dell’organizzazione che un consulente esterno, purché abbia quelle conoscenze specialistiche della normativa e prassi in materia di protezione dei dati e sia in grado di assolvere i compiti previsti dal regolamento.
La mancata nomina di un D.P.O. può avere conseguenze significative per le organizzazioni soggette al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Le sanzioni per la mancata designazione, infatti, possono raggiungere cifre considerevoli: fino a 10 milioni di euro o il 2% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, a seconda di quale sia maggiore. Queste sanzioni sono previste dall’articolo 83, par. 4, lett. a) del GDPR e rappresentano una chiara misura dissuasiva per incoraggiare le organizzazioni a conformarsi alle normative sulla protezione dei dati.
Quasi superfluo aggiungere che oltre alle sanzioni pecuniarie, le organizzazioni possono affrontare altre ripercussioni, come danni alla reputazione, perdita di fiducia da parte dei clienti e degli utenti, nonché potenziali azioni legali per violazioni della privacy. Inoltre, l’assenza di un D.P.O. può portare a una gestione meno efficace dei dati personali, aumentando il rischio di violazioni dei dati e di non conformità ad altre disposizioni del GDPR.
È importante sottolineare che il ruolo del DPO non è solo una formalità, ma una posizione cruciale che garantisce la conformità alle leggi sulla protezione dei dati, fornisce consulenza e agisce come punto di contatto tra l’organizzazione e le autorità di vigilanza. Pertanto, la nomina di un D.P.O. qualificato e indipendente è un passo fondamentale per le organizzazioni che mirano a trattare i dati personali in modo responsabile e legale.
Per approfondire:
- G. ALPA, A. IANNINI, P. ROCCO, Circolazione e protezione dei dati personali tra libertà e regole del mercato, Milano, 2019;
- G.M. RICCIO, G. SCORZA, E. BELISARIO, GDPR e normativa privacy, Commentario, Padova, 2018;
- L. BOLOGNINI, E. PELINO (diretto da), Codice della disciplina privacy, Milano, 2019;
- A. AVITABILE, Il Data Protection Officier, in G. FINOCCHIARO (diretto da), Il nuovo regolamento europeo sulla privacy e protezione dei dati personali, Bologna, 2017;
- E. PELINO, L. BOLOGNINI, C. BISTOLFI, Il Regolamento privacy europeo. Commentario alla nuova disciplina sulla protezione dei dati personali, Milano, 2016.
Nicola Nappi
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